Od podstawówki wiemy, że kiedy wszyscy grali w ataku, najłatwiej było stracić bramkę. Ta szkolno-piłkarska metafora pokazuje pewną tendencję, być może dominującą w nas od dziecka, wykształconą przez społeczeństwo, w którym większość przedsiębiorców dorabia się, a nie dziedziczy. Od najmłodszych lat słyszy się jak trzeba innych przegonić, a nie jak trzeba zadbać o to, co już się ma. Kiedy przedsiębiorca siłą pracy zarobi, z podobną siłą wydaje. Czy taka strategia sprawdza się w prowadzeniu firmy? Doświadczenie pokazuje, że wychodzi to na dobre rzadko. Wypracowany przychód powinien być wydatkowany z równą uwagą, co każda decyzja generująca sprzedaż.

Tu właśnie pojawia się pojęcie kultury zakupowej - czegoś więcej, niż tylko określenie budżetu i jego realizacja. Kultura zakupowa to określenie strategii wydawania środków, wydzielenie projektów, priorytetów, kompetencji odpowiadających wartościom organizacji. Potrzeba uważnego przyjrzenia się temu tematowi coraz częściej pojawia się u managerów. Wciąż jednak jest to rzadką praktyką, szczególnie wśród szybko rosnących startupów oraz firm rodzinnych.

Wypracowany przychód powinien być wydatkowany z równą uwagą co każda decyzja generująca sprzedaż.

Zbyt późne wprowadzenie zarządzania zakupami może zabić nawet najlepiej rosnącą firmę. Jeśli poczułeś że może jest to temat nad którym przydałoby się pochylić polecamy przeczytanie całości. Poniżej znajdziesz zarys działań wprowadzających kulturę zakupową do organizacji.

Wydzielenie projektów w ramach firmy

Czy wiesz jakie masz miesięczne koszty? Większość przedsiębiorców umie oszacować tą wartość z dość dużą dokładnością. Oczywiście nie będziemy z premedytacją wydawali więcej niż jest to uwarunkowane potrzebą bądź logiką. Wiemy również że zbytnie blokowanie wydatkowania skończy się blokadą rozwoju. Tu pojawia się pytanie - czy obszar który generuje najwięcej kosztów jest rentowny? Weźmy pod lupę dla przykładu zespół - tu zgodą się raczej wszyscy - największą wartość każdej organizacji. Być może firmę stać na zatrudnienie w obecnej ilości i jakoś się kręci. Ale pomyśl chwilę czy wiesz dokładnie która części zespołu generuje największe koszty i czy odpowiada to potencjałowi jaki tworzy? Nie zawsze chodzi o zmniejszenie zatrudnienia. Czasami chodzi o odpowiednie przelokowanie sił na inne działania.  A początkiem jest właśnie przyjrzenie się kosztom.

Częstym błędem jest zatem niewydzielenie rzeczywistych projektów w ramach przedsiębiorstwa. Dla zobrazowania posłużmy się przykładem podziału na projekt - księgowość. Odpowiednio kategoryzując koszty pod projekt "księgowość" wiemy nie tylko ile kosztuje nas utrzymanie kadry ale wiemy ile globalnie w skali roku kosztowało nas wszystko co związane z utrzymywaniem tego działu łącznie z powierzchnią biurową, obsługa IT, szkoleniami, opieką medyczną etc. Nawet zbiorczą fakturę - wynajem nieruchomości - powinniśmy rozbijać na projekty np. stosunkowo do zajmowanej powierzchni. Wydaje się nie realne? Oczywiście wiąże się to z potrzebą metodycznego działania ale przy odpowiednich narzędziach łatwe do zrealizowania. Schemat ten można zastosować do innych kosztach zbiorczych jeżeli w rzeczywistości są generowane przez oddzielne "projekty". Mając pełny obraz tak podzielonych kosztów można podjąć decyzje o outsourcowaniu danego działu bądź na przykład zwiększenia kadry w innym.

Kompetencje zakupowe

"Potrzebuję nowy laptop bo stary mi padł, do kogo z tym?" Łatwo wyobrazić sobie nowego pracownika z takim pytaniem i reakcję managera który chciałby jak najszybciej zapomnieć o tym problemie i na prędce szuka w umyśle kogoś kto będzie miał, jego zdaniem na to dzisiaj czas. Jest też ewentualność że delikwent sam może sobie kupić, ale ma doświadczenie w kupowaniu na użytek prywatny. Czy dopilnuje wszystkiego dobrze? "A czy my przypadkiem nie mamy gdzieś dobrych zniżek zdobytych?" Pomyśli manager. Nawet jak dokona starannego zakupu sam, nie ma pojęcia że w tym miesiącu z podobnym problemem pojawi się jeszcze kilka osób, a za za kup 5 sztuk można osiągnąć mega zniżki.

Ta historyjka niesie za sobą morał który już chyba sam się nasuwa. Pełny obraz procesu zakupów pozwala dużo oszczędzać. O ileż ułatwiłoby sprawę miejsce gdzie członek zespołu mógłby zgłosić swoje zapotrzebowanie, a następnie śledzić realizację swojego zgłoszenia. Idealną sytuacją jest jeżeli codzienne zakupy możemy powierzyć osobie do tego oddelegowanej, w której kompetencjach leżą nie tylko zakupy strategiczne. Możliwym i również zdrowym scenariuszem jest umożliwienie zakupu samemu zgłaszającemu ale z jasnym akceptacją kosztów, dostawcy oraz umiejscowieniem w budżecie.

Dochodzimy tu do ważnego pytania. Jak wygląda "workflow" zakupowe mojej organizacji. Czy każdy w zespole wie do kogo się udać? Gdzie zgłosić zapotrzebowanie? Czy jego prośba nie została zapomniana a w nim samym narasta niepewność czy został potraktowany poważnie?

Jak wygląda "workflow" zakupowe mojej organizacji.

Wydzielone kompetencje zakupowe są elementem zdrowego zespołu z jeszcze jednego powodu. Każda decyzja zakupowa wiąże się z odpowiedzialnością. Określenie z góry, które decyzje leżą w gestii pracownika realizującego zakupy a która już w managera jest nieodłączną cechą kultury zakupowej. Każda decyzja powinna zatem zostawiać za sobą ślad w postaci zatwierdzenia przez osobę upoważnioną. A osoba podejmująca decyzję powinna mieć wgląd dane pozwalające podjąć decyzje świadome.

Zatrzymaj się i oblicz koszty!

Jedną z podstawowych zasad metodologii zarządzania jest przerwanie lub restrukturyzacja projektu nierentownego. To pokazuje jak dużą rolę odgrywają raporty obrazujące kondycję finansową. W realiach małych zespołów powstaje jednak problem który sygnalizowaliśmy na początku artykułu. Raportowanie nie może odnosić się jedynie do określenia czy mamy płynność finansową. Raport musi zawierać więcej treści niedostrzegalnych na pierwszy rzut oka na konto. Dobry raport zajmuje jednak czas, na którego nadmiar nikt nie narzeka. Odpowiedzą jest więc metodologia przetwarzania procesu zakupów i bieżącej ewidencji dokumentów związanych z zakupami. Metodologia oparta o oprogramowanie zakupowe.

Na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji wspierających proces zakupów. Wśród nich są moduły systemów ERP lub niezależne programy. Hitem ostatnich lat są aplikacje oparte o chmurę typu SaaS czyli z miesięczną subskrypcją bez konieczności wdrażania kosztownego oprogramowania. Jakiekolwiek rozwiązanie zdecydujemy się wdrożyć, wprowadzając kulturę zakupową rozpoczynamy nowy lepszy rozdział, składający się na budowanie długofalowe. Kto wie, może jak mądrze to rozegramy to kolejni będą się uczyć jak zarządzać tym co już jest, a nie tylko się dorabiać.