Rewolucja trwa. Znane na całym świecie firmy zapowiadają, że nie prędko jeżeli w ogóle wrócą do biur. Jak podało CNN firmy takie jak Amazon, Viacom, Universal Music Group, Warner Music Group, Sony Music nie planują powrotu do pracy stacjonarnej co najmniej do końca roku. Giganty jak Facebook, Twitter i Slack nie zamierzają wracać do biur nigdy.

Coś, co do niedawna było traktowane jak eksperyment, dziś jest niezbędne, aby zachować ciągłość pracy. Firmy, które  mają możliwość dygitalizować swoje produkty masowo wchodzą do świata online. Jakkolwiek ocenialibyśmy tą zmianę, jakkolwiek odbije się to na stanie psychofizycznym i więzach społecznych, dziś musimy myśleć jak się zaadaptować. Pracodawcy i managerowie zadają sobie dużo pytań ze sfery organizacyjnej i podatkowej. Wszystko po to, aby zmiana była jak najmniej odczuwalna dla wydajności.

Jednym z obszarów, które szybko trzeba było ogarnąć to wybór narzędzi wspomagających prace online. Zarządzanie projektem, zadaniami, komunikacja i... zakupy. Z racji naszej profesji oczywiście skupimy się na tym ostatnim.

Zakupy na odległość.

Każdy członek zespołu generuje koszty, nie tylko związane z etatem, ale też z realizacją projektów. Klarowne procedury określające kompetencje zakupowe wydają się teraz niezbędne do wprowadzenia, jeżeli nie udało się tego zrobić wcześniej. Jeśli dotychczas drobne decyzje zakupowe były podejmowane "na bieżąco" przy okazji codziennego spotkania zespołu, warto wdrożyć nowe metody. O ile inne aplikacje, jak choćby te do spotkań online, są na pierwszym planie, o tyle organizacja zakupów za pomocą programu często odstawiana jest na dalszy. Jakie zatem obszary w sferze zakupów przydałoby się zautomatyzować ?

• Zgłaszanie zapotrzebowania przez członków zespołu widoczne przez osobę kompetentną w sprawie zakupów.

• Podział obszarów działalności na projekty. Nawet jeżeli w ramach działalności wydaje się, że prowadzimy jeden projekt, to czym innym jest zapotrzebowanie związane z własnym stanowiskiem pracy, a to skorelowane z działalnością operacyjną firmy.

• Przejrzystość w tym, kto decyduje i na jakim etapie znajduje się zgłoszone zapotrzebowanie.

• Świadomość budżetu i jego realizacji dla zespołu.

           Przetestuj narzędzie usprawniające zakupy

Osobno a jednak razem?

Według badań naukowych* jednym z czynników warunkujących satysfakcję z wykonywanej pracy jest sprzężenie zwrotne, czyli " stopień, w jakim wykonywanie pracy prowadzi do uzyskania przez wykonawcę bezpośrednich i jasnych informacji o jego efektywności". Każdy lubi wiedzieć jaki jego praca przynosi efekt. Zapewnienie jasnych oczekiwań i "feedback" to element, o którym manager nie może zapomnieć przy rozproszonym zespole. Stworzenie klarownych komunikatów o sytuacji w firmie w dobie bijących z mediów negatywnych doniesień wydaje się niezbędne. Komunikaty mogą być bezpośrednie, kiedy przez okno wideokonferencji słyszymy "dobra robota". Mogą również wynikać z klarownych komunikatów aplikacji "mieścimy się w budżecie" .

Praca zdalna raczej zostanie z nami na dłużej, jeżeli nie przerodzi się w światowy trend, a nawet standard. Dopóki istnieje obecny system ekonomiczny pozostaje się zaadaptować. W czasach, w których mniej widzimy się osobiście, możemy paradoksalnie bardziej dbać o siebie nawzajem. Trzeba jednak trochę bardziej się postarać.

___

* Model Cech Pracy (JCM)  opracowany przez Richarda Hackmana i Griega Oldhama