Czy „to tylko zakupy”?

Procesy zakupowe można poznawać latami. Do osób zajmujących się zakupami nie polecamy opisując ich profesję powiedzieć: „To tylko zakupy”. W przedsiębiorstwach o strukturze korporacyjnej poważne podejście do tego tematu nie tylko generuje oszczędności ale jest niekiedy warunkiem przeżycia firmy. Fakt ten czyni z procesów zakupowych jeden ze strategicznych elementów działania organizacji.

Ale co z mniejszymi zespołami - czyli tam gdzie zakupy to nie negocjacje na wyższym szczeblu a po prostu rozsądnie wydatkowane pieniądze na codzienne potrzeby? Przecież nie każdy zakup wiąże się z potrzebą rozpisania przetargu, długiego sourcingu czy negocjacji. Czy w takiej firmie możemy określić ten proces słowami „To tylko zakupy” ? I tutaj lepiej nie ignorować konieczności odpowiedzialnego podejścia do tematu. Ale nie trzeba też go zbytnio komplikować. Określenie jasnych kompetencji oraz wdrożenie właściwego narzędzia może okazać się wystarczające aby wydatkowanie pieniędzy nie było źródłem częstych „errorów” w naszej firmie.

Co poprawi się w Twojej firmie?

Narzędzie zawsze musi służyć swoim celom. Jak cele stawiamy przed narzędziem automatyzującym proces zakupowy?

• Przejrzystość aktualnego zapotrzebowania – nie chcemy za każdym razem zabierając się za zakupy zadawać sobie pytania kto co potrzebuje i co jest najpilniejsze.

• Zadbanie o klienta wewnętrznego – Pracownik zespołu jako klient wewnętrzny musi wiedzieć gdzie i jak zgłosić zapotrzebowanie. Wielokrotne pomijanie czyjejś potrzeby zakupowej generuje frustracje i motywacji zespołu.

• Przejrzystość kompetencji – do kogo trafia moje zapotrzebowanie? Jak przebiega proces zakupu? Kiedy otrzymam zamówienie ? To tylko niektóre z pytań na które każdy generujący zapotrzebowanie chciałby znaleźć szybką odpowiedź.

• Analityka kosztów – nie chcemy zlecać analiz. Chcemy aby tworzyły się automatycznie i były dostępne na kliknięcie. Gromadzenie i przetwarzanie danych zostawmy oprogramowaniu. Nie męczmy tym naszych i tak już zapracowanych współpracowników.

Wybór narzędzia - programu

Jak zaznaczyliśmy na wstępie lepiej tej sprawy nie komplikować. Jeżeli rozbudowany soft wymusi budowanie wielkiej procedury wokół prostego zakupu nie ułatwimy sobie pracy. Jakie cechy powinno posiadać oprogramowanie zakupowe małych i średnich firmach?

• Dostęp dla wszystkich generujących potrzeby zakupowe. Możliwości łatwego zgłaszania potrzeb oraz śledzenia aktualnego stanu realizacji zakupu.

• Oprogramowanie dostępne w chmurze. Dostęp dodanych, zarówno kadra managerska, kupiec oraz zespół musi mieć zawsze i wszędzie.

• Intuicyjna obsługa nie wymagająca wielogodzinnych szkoleń.

• Przejrzyste workflow dla osoby zarządzającej zakupami.

• Przejrzystość poziomów akceptacji dla kupców i managerów oraz dostęp do szybkich analiz.

Oczywiście jako zespół Procurimo polecimy tu nasze rozwiązanie, ale wdrożenie jakiegokolwiek narzędzia spełniającego wymienione powyżej założenia przyczyni się do porządku.

Wyjdźmy z arkuszy kalkulacyjnych

Niektórzy naprawdę je kochają. Ale jeżeli chcemy procesy zakupowe wprowadzić na wyższy poziom oraz powiedzmy to – oszczędzać dzięki centralizacji zakupów – czas wdrożyć soft obsługujący zakupy.

Wychodząc z ery niekończących się wiadomości email oraz arkuszów kalkulacyjnych zyskujemy czas na skupienie się na działalności operacyjnej a nie organizacji codziennej pracy. Jeżeli już zdecydujemy się uczynić ten krok, pamiętajmy że wybrać narzędzie dostosowane do realnych potrzeb zespołu.